Coraz więcej firm i korporacji wymaga spotkań i bezpośredniego kontaktu większej grupy osób, czego czasami nie można zorganizować w siedzibie firmy. W celu przekazania informacji czy wymiany poglądów coraz częściej organizowane są konferencje, niejednokrotnie poza granicami miasta, w którym znajduje się siedziba firmy.
Organizacja konferencji na pierwszy rzut oka mogłaby się wydawać nie tak trudnym zadaniem jakim jest w rzeczywistości. Ważna jest skala przedsięwzięcia, gdyż czas, jakiego możemy potrzebować na jego przygotowanie może nam zająć od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy.
Pierwsza rzeczą, którą musimy określić przy planowaniu konferencji jest fakt, czemu ta konferencja ma służyć. Dzięki temu nakreślamy wstępny zamysł całego przedsięwzięcia i możemy zacząć planować budżet. Należy dokładnie zaplanować przebieg konferencji, zaprosić uczestników i prelegentów oraz zadbać o catering i zakwaterowanie. Koszty generują się również przy materiałach konferencyjnych, czy wypożyczeniu dodatkowego sprzętu takiego jak rzutnik, ekran, czy tablice. Trzeba określić czas trwania konferencji i cały jej przebieg, dokładny program odczytów, przerw czy prelekcji.
Gdy plan konferencji już mamy, należy przygotować zaproszenia i dostarczyć je uczestnikom konferencji z odpowiednim oczywiście wyprzedzeniem czasowym. Dobrze jest uprzednio sprawdzić system nagłośnieniowy, oświetlenie i ustawienie sprzętu audio i video, tak by nie było problemów z wystrojem czy zasilaniem. Jeśli konferencja jest otwarta i zależy nam na jak największej ilości uczestników, warto zadbać o nagłośnienie w mediach, wysłać kilka maili informujących, przygotować plakaty czy ulotki reklamujące.
Na szczęście jeśli nie dysponujemy czasem by zorganizować wszystko samemu, liczne kurorty i hotele są doskonale przygotowane do organizowania konferencji, wyposażone w odpowiedni sprzęt w przystosowanych do takich spotkań salach. Niejednokrotnie w ofercie przedstawianej przez dany ośrodek znajdziemy pakiet konferencyjny, z noclegiem lub bez, gdzie wystarczy zapłacić umowną cenę i nie musimy się o nic martwić.
